¿Cómo funciona? Requisitos y fundamentos
1. Requisitos
Para expedir facturas electrónicas, como en todos los demás casos (directamente o con proveedor tecnológico), debe surtir exitosamente el procedimiento de habilitación.
Guía de Usuario Facturador Electrónico y video de habilitaciones
2. Anticipado o seleccionado
Si es voluntario y desea entrar a facturar antes de su obligatoriedad en el calendario, será catalogado como un “anticipado”. La DIAN expedirá una resolución habilitándolo como facturador electrónico y señalando la fecha a partir de la cual deberá iniciar su facturación electrónica.
De otro lado, si ha sido seleccionado por la DIAN para expedir Factura Electrónica de manera obligatoria, no se expedirá una nueva resolución y quedará habilitado de inmediato al momento en que haya terminado su proceso de habilitación.
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Manual de usuario
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Facturar directamente
A través de un desarrollo informático a la medida.
Puede desarrollarlo con un equipo de personal técnico siguiendo las orientaciones de la documentación dispuesta por la entidad.
Otra forma es que su software contable cuente la con la posibilidad de conectarse directamente con la DIAN.
Facturar a través de un aliado
Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN
Un aliado es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que podrá prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio o a los compradores que opten por recibirla en formato electrónico.
Los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN pueden ser descargados aquí.
La autorización
Para obtener la autorización como proveedor tecnológico
es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
Estar constituido como sociedad en Colombia y/o como sucursal de sociedad extranjera
Estar Inscrito en el Registro Único Tributario –RUT
Registrar en el objeto social las actividades de generación, entrega y trasmisión en el proceso de expedición de la factura electrónica, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades
Poseer y mantener durante el tiempo en que dure la autorización, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario –UVT, dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario –UVT y estar localizados en Colombia, para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN
Suscribir póliza de seguro, otorgada por una compañía de seguros autorizada en Colombia, que asegure la prestación del servicio de generación, transmisión en el proceso de expedición de la factura electrónica y entrega al adquirente de la factura electrónica validada, por un valor mínimo de 20.000 Unidades de Valor Tributario –UVT
Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN
Acreditar plan de contingencia que asegure la continuidad de operación relacionada con los servicios de generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica
Estar habilitado y facturando electrónicamente sus operaciones conforme lo indique la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN y facturar
Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN
Acreditar las condiciones y niveles de servicio conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN
Acreditar conocimientos contables, legales y en UBL, XML y demás documentos electrónicos, aplicables a la Factura Electrónica, conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN
Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios y miembros de la junta directiva, así como de los técnicos y profesionales vinculados a la generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica
Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable y la propiedad planta y equipo
Obligaciones que se adquieren tras la autorización
Los proveedores tecnológicos que se autoricen deberán cumplir con las siguientes obligaciones a partir del primero de diciembre de 2019:
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Generar y entregar facturas electrónicas atendiendo los términos, requisitos y características establecidas por la DIAN.
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Transmitir para validación a la DIAN las facturas electrónicas generadas.
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Cumplir las condiciones y niveles de servicio señaladas por la DIAN.
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Garantizar la confidencialidad, integridad y reserva de la información.
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Mantener durante la vigencia de la habilitación las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
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No realizar operaciones fraudulentas o engañosas en las transacciones que realice, relacionadas con la factura electrónica.
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Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada.
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Garantizar la disponibilidad de los servicios de infraestructura tecnológica que soportan la operación como proveedor tecnológico.
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Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente.
Sobre los proveedores tecnológicos
Un proveedor tecnológico es la persona jurídica, previamente autorizada por la DIAN, que podrá prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los compradores que opten por recibir facturas en formato electrónico.
Preguntas y respuestas
¿Es obligatorio facturar a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN?
No, es solo una de las opciones con las que cuenta un responsable de facturación electrónica, pues también podrá hacerlo directamente o a través del servicio gratuito dispuesto por la entidad.
¿Dónde puedo consultar los proveedores autorizados por la DIAN?
Los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN pueden ser consultados en el presente listado.
¿Cuántos proveedores tecnológicos puede tener un facturador?
El facturador puede tener todos los proveedores tecnológicos que considere necesarios para poder facturar electrónicamente. Incluso puede combinar facturar directamente, con el servicio de facturación gratuito de la DIAN y con uno o varios proveedores tecnológicos.
Un proveedor tecnológico ofrece principalmente una solución informática que permite facturar electrónicamente con al menos las siguientes características funcionales:
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Generación de facturas, notas débito y crédito electrónicas
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Firmado electrónico de facturas, notas débito y crédito electrónicas
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Transmisión de facturas, notas débito y crédito electrónicas
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Recepción de acuses de recibo de los documentos expedidos
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Recepción de facturas, notas débito y crédito
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Emisión de acuses de recibo de las facturas recibidas
Las demás funcionalidades requeridas para la adecuada administración y gestión de las facturas, notas débito y crédito expedidas y recibidas, de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
¿Qué otras condiciones debe cumplir?
Atributos de seguridad
Debe garantizar la adecuada administración y gestión de la confidencialidad de la información sobre el servicio de facturación que presta.
Herramientas de soporte
Además debe ofrecer una mínimas herramientas de apoyo y de soporte para el usuario, tales como: asistencia telefónica, asesoría e información sobre su producto.
Los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN pueden ser descargados aquí.
Preguntas y respuestas para los proveedores tecnológicos
La opción de ingresar nuevos voluntarios se cerró para tener un mayor control y aceleración en la implementación de la nueva versión de validación previa de la Factura Electrónica, que trae mayores beneficios para los facturadores y adquirentes, al contar con documentos con información más confiable, previamente validados por la DIAN, que soportan adecuadamente los derechos y obligaciones tributarias.
Entre el 18 de marzo y el 10 de mayo se realizará un piloto que será el escenario para que los proveedores tecnológicos conozcan en detalle y puedan probar los aspectos técnicos, tecnológicos y funcionales de la nueva versión de validación previa. De igual forma, se podrá probar la plataforma dispuesta por la DIAN para soportar la operación. Una vez finalizado el piloto, se habilitará la opción para la incorporación de nuevos voluntarios para facturar electrónicamente.
En los próximos días la DIAN publicará la Resolución que fija el calendario de implementación de la factura electrónica con validación previa, con lo cual los contribuyentes conocerán el momento a partir del cual deben iniciar a facturar electrónicamente, esta situación generará una importante demanda que será cubierta, entre otros por los proveedores tecnológicos.
Las inversiones realizadas hasta el momento sirven de base para las mejoras que introduce la versión con validación previa, y es necesario introducir ajustes a lo existente para alinearlos a los ajustes normativos.
La nueva versión busca fortalecer más la factura electrónica con elementos que mejoren la calidad de la información y la confianza del adquirente respecto la idoneidad para soportar el crédito fiscal que incorpora este documento. Es importante considerar, que los modelos de Factura Electrónica no nacen perfectos, y son susceptibles de mejora en el tiempo, esto quiere decir, que lo normal es que los cambios se presenten para ir mejorando y madurando el modelo a las necesidades del país, esto ha sido así, en todos los países que han implementado Factura Electrónica en el mundo.
Por tratarse de un tema con un alto componente tecnológico, la reglamentación de Factura Electrónica en Colombia y en el mundo, está en constante dinámica y evolución, lo que genera un reto para los actores del mercado que requieren ajustarse rápidamente a los cambios normativos. La DIAN busca que el impacto sea el menor posible y para ello se brinda todo el apoyo necesario en esta transición a los actores y partes interesadas.
No, el proyecto de Adquisición de la Solución Tecnológica de Facturación Electrónica para el Control Fiscal está debidamente delimitado y documentado, fue adjudicado a través de una Licitación Internacional Abierta en conjunto con el BID, en la que cualquier empresa pudo participar.
El servicio está en la fase de configuración a las necesidades de la DIAN y el piloto permitirá que todos los proveedores tecnológicos tengan la misma información al mismo tiempo para ajustar sus desarrollos a la versión de validación previa.
En los primeros días de enero, se publicó una primera versión de la resolución 001, que contiene las validaciones de la Factura Electrónica de la nueva versión, junto con los anexos técnicos.
Esa documentación está siendo actualizada y será susceptible de mayores actualizaciones en la fase del piloto. La misma se entregará en las sesiones técnicas que se están agendando. Adicionalmente, la DIAN entregará un KIT técnico que incluirá toda la información que se requiere para poder participar en el piloto y a su vez ajustar el producto a la nueva versión. De la misma manera, se entregará la documentación y se pondrá a disposición de los usuarios, tutoriales sobre cómo utilizar algunas de las herramientas.
Precisamente lo que viene a resolver la versión con validación previa es poder contar con la capacidad y escalabilidad para cubrir las necesidades de la masificación de la Factura Electrónica en Colombia.
Las herramientas que está incorporando la DIAN en la versión de validación previa, permiten procesar grandes volúmenes de documentos, lo cual permitirá apoyar y acelerar la masificación de la factura electrónica en Colombia.
La interoperabilidad en la validación previa, el facturador enviará el documento al sistema de validación de la DIAN. Allí se procesará y otorgará la validación a través de un mensaje (ApplicationResponse). El facturador o su Proveedor Tecnológico, enviará al adquiriente un “sobre” (AttachedDocument) con el documento y la respuesta de la DIAN, a través del correo electrónico declarado en el catálogo de participantes, estableciéndose así la interoperabilidad entre participantes.
Las respuestas que el adquiriente realice al facturador, será a través de un mensaje en formato ApplicationResponse, el cual se enviará a la DIAN a través de Web Services.
Se tienen algunos eventos que están relacionados con la factura electrónica como título valor, los cuales se reportaran a la DIAN en el mercado del factoring
La interoperabilidad queda establecida por los mecanismos señalados en el numeral anterior. Lo anterior, no excluye que los participantes puedan establecer mecanismos complementarios para facilitarla.
El cronograma de masificación se expidió con la resolucion 0020 del 26 de marzo de 2019, el cual puede ser consultado aquí.
Sí se permitirán, una vez termine el piloto.
La Ley 1943 de 2018 creó el régimen simple para facturar electrónicamente y estableció que para optar por éste régimen los contribuyentes deberán ser facturadores electrónicos.
Según la experiencia de otros países, una vez lograda la masificación de la Factura Electrónica, el siguiente paso es impulsar proyectos de Contabilidad Electrónica, así como otras áreas de negocio.
En Colombia no se ha realizado desarrollo regulatorio al respecto.
Si, la versión actual y la nueva estarán funcionando en paralelo hasta el 1 de septiembre de 2019.
¿En qué consiste el piloto de la versión de validación previa?
El piloto de la versión de validación previa permite que los proveedores tecnológicos y demás partes involucradas, conozcan los detalles técnicos, operativos y funcionarles de esta versión, con el fin de que puedan realizar en un corto tiempo los ajustes requeridos para adaptar sus servicios a las condiciones requeridas.
La DIAN brinda un acompañamiento permanente a todos los participantes y facilita una caja de herramientas que posibilita una rápida apropiación de los conocimientos necesarios para poder expedir documentos con validación previa.
Los contribuyentes son libres de contratar el Proveedor Tecnológico que consideren, así mismo pueden cambiarlo a su criterio.
No existe regulación que prohíba el ofrecimiento de este tipo de servicios por parte de proveedores tecnológicos.
De no cumplir con los tiempos para obtener las certificaciones necesarias para ser proveedor tecnológico, no estará cumpliendo con los requisitos establecidos por la normativa para ser proveedor tecnológico y perderá la autorización.
Los facturadores electrónicos pueden hacerlo a través de las siguientes opciones:
1- Facturación Propia: Con su propio desarrollo tecnológico
2- A través del servicio de Facturación Gratuito de la DIAN
3- A través de los servicios de un Proveedor Tecnológico
Los facturadores se inscriben en los servicios electrónicos dispuestos por la DIAN y realizan las pruebas para establecer que los softwares dispuestos permiten generar documentos electrónicos que cumplen con los requisitos para ser validados por la DIAN.
ste aspecto fue objeto de ajuste para hacer más eficiente y efectiva la comunicación, los proveedores tecnológicos disponen de una atención a través de la línea 057(1) 3556922.
Pirámide de servicio
Actividades
Banco de preguntas
Indicadores y calidad
Pruebas funcionales
Marco legal
Certificados digitales
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Toda la operación diaria