Prepárese para implementar la factura electrónica en su empresa con este checklist
La facturación electrónica es un hecho en Colombia, pero ¿por dónde empezar para avanzar en este proceso de transformación? Tome nota y haga la transición de manera fácil con esta guía rápida que compartimos a continuación.
1. Elija su Software de Facturación Electrónica y obtenga el certificado de firma digital.
El criterio para escoger el software para facturar electrónicamente depende en gran medida de las necesidades de facturación de su empresa, es importante hacer un ejercicio de reconocimiento que le permita entender las tres opciones que tiene a su disposición para formalizar el servicio de facturación electrónica; a través del servicio Facturación Gratuita DIAN, con un Proveedor Tecnológico habilitado o también puede implementar un software de desarrollo propio. Si quiere conocer más sobre las opciones de facturación ingrese aquí.
Por su parte, el certificado de firma digital tiene como objetivo garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la Factura Electrónica. Si usted va a facturar a través del servicio Facturación Gratuita DIAN, lo puede solicitar sin costo, hasta agotar existencias. También puede adquirir su certificado a través de alguna de las entidades de certificación digital acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC-.
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2. Actualice el RUT y llene el registro en el sistema.
La actualización de la información del RUT es indispensable para iniciar el proceso de registro y habilitación como Facturador Electrónico, especialmente el correo electrónico del contribuyente o representante legal, a donde llega un TOKEN para el ingreso a la plataforma al realizar el registro exitoso en el sistema. Una vez tenga la información del RUT al día, ingrese al portal de Factura Electrónica por la opción de “Habilitación” y después de realizar el registro, seleccione su “Modo de operación”, es decir, la que eligió para Facturar Electrónicamente. Puede ingresar por este link.
3. Vuelva a ingresar al sistema. Así puede realizar las pruebas de habilitación.
Es un paso muy sencillo, pero fundamental para realizar las validaciones requeridas. En este punto usted selecciona su modo de operación, es decir, el software con el que facturará electrónicamente, el sistema le indicará los rangos de numeración de facturas de pruebas, para que lo use y pueda verificar el funcionamiento de su software de facturación. Superadas las pruebas, automáticamente cambia su estado de Registrado a Habilitado, así podrá iniciar a Facturar Electrónicamente.
4. Solicite los rangos de numeración de facturación.
Al culminar la fase pruebas habilitación, el proceso continúa en el servicio en línea MUISCA de la DIAN, en donde debe solicitar autorización de rangos de numeración para facturas electrónicas, estos números autorizados por la DIAN deben utilizarse en cada factura para garantizar la trazabilidad y legalidad de cada documento.
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5. Asocie prefijos.
Es el paso a través del cual indica los rangos que consumirá su software de facturación habilitado (puede tener más de uno). Cuando solicita los rangos de numeración se genera una clave técnica necesaria para calcular campos de control como el CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Su equipo técnico -según la solución tecnológica elegida- le proporcionará el servicio para obtener este elemento. Si eligió el servicio Facturación Gratuita DIAN, la clave técnica está incorporada luego de asociar prefijos.
El proceso completo para empezar a facturar electrónicamente puede tomar hasta tres meses, salvo para el servicio Facturación Gratuita DIAN, que toma algunas horas. La recomendación es tener muy presente el calendario de masificación -que puede consultar con su código CIIU aquí-, así puede iniciar su proceso a tiempo, evitar retrasos y contratiempos.
Recuerde que, al exceder los plazos para empezar a facturar electrónicamente, se expone al cierre de su negocio por incumplir con la obligación como lo establece la norma.
04/10/2019 
