Con la llegada del internet y el avance de la tecnología, cientos de procesos han cambiado dentro de todos los tipos de industrias, desde la automatización de procesos, hasta la creación de medios electrónicos para las ventas. Las nuevas tecnologías han permitido que el sector productivo avance a pasos agigantados.
Uno de estos significativos avances es la Factura Electrónica, un método cuyo objetivo es mejorar la operación contable al ofrecer decenas de beneficios para las empresas, con menos esfuerzo y menos riesgos de cometer errores.
¿Qué es la Factura Electrónica?
Es básicamente la evolución de la factura tradicional, lo que significa que para efectos legales tiene la misma importancia que el papel, sin embargo, se expide y recibe electrónicamente.
Es decir, la Factura Electrónica tiene la capacidad de soportar las transacciones de venta de bienes y/o servicios, pero que al tener lugar en un sistema informático surgen un arsenal de ventajas, a mencionar el ahorro de espacio, pues ya no tiene que acumular bloques de carpetas con las facturas físicas de todas sus ventas, ahora todas estarán seguras y almacenadas en la web o en un disco duro, ciertos procesos son automáticos e incluso es un modelo amigable con el ambiente.
¿Cómo beneficia la Factura Electrónica a su empresa?
-Reducción de costos: operar con facturas físicas implica que se deben asumir gastos como compra de material, transporte e impresión, además que se deben sostener espacios para el almacenamiento de las mismas y contratar un personal encargado de custodiarlas y administrarlas. Con la Factura Electrónica todos esos costos son cosa del pasado, ya que, al ser electrónica, las facturas se almacenan en discos duros y espacios virtuales.
-Transformación digital: la tendencia de todas las empresas es la de migrar procesos al ámbito digital, ya que los procesos manuales se minimizan, logrando que haya menos margen para el error. Al ser la factura digital, las barreras de comunicación dejan de existir porque surge un lenguaje en común para el intercambio de documentos.
-Eficiencia: este es un mecanismo que le ayudará a incrementar la competitividad de su empresa, ya que los tiempos de emisión y entrega de las facturas serán mucho más rápidos y eficientes.
-Impacto social y ambiental positivo: no solo contribuye con el cuidado del medio ambiente al reducir el consumo de papel, sino que se puede generar un impacto positivo a la economía nacional al reducir la evasión de impuestos debido a la revisión constante de las transacciones.
¿Cómo se puede generar la factura electrónica?
Un aspecto importante que usted debe tener en cuenta es que, como cualquier otro avance tecnológico, este también requiere de un tiempo de adaptación para lograr dominar y entender todo el ecosistema del nuevo proceso de facturación.
Por eso lo invitamos a que revise con antelación el sistema de facturación electrónica, así como las tres opciones con las que puede generar la factura electrónica: la Solución gratuita de la DIAN, uno de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN o una solución dispuesta por usted.
Estudie detenidamente cuál es la relación costo/beneficio que ofrece cada opción, y lo más importante, qué acompañamiento requiere durante la etapa de implementación, prueba y uso de la solución para generar la factura electrónica. Solo así podrá encontrar una opción que se ajuste a la medida de las necesidades de su negocio.
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Todos los responsables de facturar deben hacerlo electrónicamente, de acuerdo con el calendario establecido por la DIAN, puede consultarlo con su código CIIU AQUÍ, el cual está categorizado para que los sectores implementen de manera progresiva la facturación en sus negocios.
Recuerde que es importante que se mantenga al día con sus obligaciones y deberes tributarios, así evita el cierre de su operación comercial.
04/10/2019 
