Es un hecho, la factura electrónica finalmente se está materializando en Colombia. Hablamos con Mario Marquez, gerente de facturación electrónica de la DIAN, sobre todos los esfuerzos que viene adelantando la institución para facilitar la transición y del impacto que ya se puede percibir en la operación contable de las empresas que tienen presencia en nuestro país. Esto fue lo que nos contó.
1. ¿Cómo va la transición a la factura electrónica en Colombia?
Mario Marquez: Hemos establecido una comunicación muy cercana con todos los gremios y contribuyentes, abrimos las puertas de nuestras oficinas para atender sus dudas y facilitar el proceso de transición. La buena noticia es que se nos han llenado todos los espacios que hemos dispuesto porque hay bastante interés por empezar a implementar la facturación electrónica.
Van 56 mil contribuyentes registrados, dentro de los cuales hay 5.235 que ya están habilitados, es decir, en proceso de factura electrónica. Y de estos 56 mil, 11.484 contribuyentes han optado por la solución gratuita de la DIAN, y 36.311 están siendo atendidos están siendo atendidos por los 75 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para prestar servicios de factura electrónica. Este año nuestra meta es llegar a 103.000 y vamos en 56 mil, ya vamos justo por la mitad del camino.
2. ¿Qué sectores entran este año?
Mario Marquez: Minas y canteras, las industrias medianas como madera, muebles, cartón y plástico, y algún comercio como computadores, automotores y talleres. Y los grandes contribuyentes -que son los grandes facturadores del país-, es decir, el 70% del recaudo del país.
3. ¿Cómo estamos en comparación con otros países?
Mario Marquez: Colombia ya venía adelantando varios esfuerzos desde el año 1.995 por implementar la factura electrónica, y a través de las Leyes 1819 y 1943 se logró definir una versión que se adecua a las necesidades del país, de la cual se ejecutó un piloto inicial de factura electrónica en 2019, con la participación de facturadores, proveedores tecnológicos, desarrolladores de soluciones informáticas y se inició el proceso de masificación, del cual se espera que 556 mil contribuyentes estén facturando electrónicamente en Colombia para finales del año 2020.
Con respecto a otros países de América Latina, Colombia es de los últimos en implementarlo. Los pioneros fueron Chile, México y Brasil, las empresas en esos países iniciaron a facturar electrónicamente hace más 10 años. La ventaja para Colombia es que estamos incorporando las mejores prácticas con base en los errores y aciertos de esos países, y esto nos va a permitir hacer la transición en un menor tiempo y de una forma más eficiente.
4. En principio, la implementación de la nueva factura permite que los procesos sean mucho más transparentes. ¿De qué manera esto va a empezar a beneficiar a los colombianos?
Mario Marquez: Ahora la DIAN va a vigilar las operaciones de la economía en tiempo real, tal y como están sucediendo. Ya que hay un mayor control se reduce el riesgo de evasión, lo que significa mayor bienestar para el país porque hay más recursos disponibles para contribuir al desarrollo. Por otra parte, la sensación de control, sumado a la factura electrónica y la información que vamos a tener estructurada en la DIAN nos va a permitir transformar a una DIAN sancionadora en una DIAN preventiva. Es decir, antes de recibir la sanción la gente va a saber si sus prácticas están alineadas o no con la norma para corregirlas a tiempo. Este cambio sin duda también fomenta el incremento del recaudo.
Además, la facturación electrónica permite una mayor eficiencia en los procesos contables de las compañías y facilita las labores de análisis de información porque todos los procesos se encuentran almacenados en la nube.
5. ¿Cómo han percibido en la DIAN el impacto de la factura electrónica en la operación contable de las empresas que tienen presencia en Colombia?
Mario Marquez: Estamos viviendo un cambio cultural muy importante y muy profundo, y por lo general en un primer momento la gente es renuente a adaptarse a este tipo de cambios culturales. Pero cuando descubren las ventajas y todos los cambios para bien se preguntan “¿pero cómo es que no lo empezamos a hacer así antes?", y terminan aceptando y apoyando el cambio.
Hoy por hoy lo que nosotros podemos percibir es que la gente sí está trabajando muy duro para poder cumplir con el calendario. Y es que la factura es la punta de lanza para la transformación de otros documentos equivalentes y la transformación digital de las compañías porque es el documento más importante: son las ventas de las compañías. Al ser el documento más importante, el gerente general de la empresa, sus principales cabezas y los socios le dan toda la importancia que requiere porque saben que está afectando la viabilidad de su negocio, entonces invierten los recursos necesarios para que esta implementación sea buena y sea correcta.
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6. Por supuesto este no solo significa un cambio para las empresas, también impacta a la DIAN. Cuéntenos sobre la transformación que está experimentando la organización.
Mario Marquez: Desde la dirección hay una directriz en la cual se dice que la factura electrónica hace parte del proceso de transformación de la DIAN y desde la dirección ha bajado el mensaje a cada lugar de nuestra estructura organizacional. Desde luego, toda esta transformación significa que nuestros colaboradores también deben actualizarse en temas de nuevas tecnologías. Por estos días hemos visto un gran compromiso por parte de toda la organización por aprender todo sobre la nube, análisis de información, los nuevos procesos de fiscalización, entre otros. Al igual que todo Colombia la DIAN también está atravesando un proceso de transformación muy importante gracias a la factura electrónica.
7. Hablemos un poco de las estrategias que está adelantando la DIAN para acompañar a las empresas y facilitar la transformación.
Mario Marquez: La primera decisión fue convertir a la factura electrónica en un proceso cercano al cliente. Antes la factura electrónica se manejaba a través del área de fiscalización tributaria, ahora lo hacemos por medio del área de ingresos que es un área de atención al contribuyente. También tenemos abiertas las puertas de las oficinas de facturación electrónica a las empresas para que ellos puedan acercarse y resolver sus dudas sobre el proceso.
Así mismo, nos hemos acercado a los proveedores tecnológicos y a los desarrolladores de software porque ellos son un motor muy importante en la masificación; ellos están multiplicando nuestros esfuerzos. Y estamos adelantando varias campañas de comunicación y difusión para facilitar el entendimiento de esta nueva tecnología.
8. ¿De qué manera contribuye la facturación electrónica a la rentabilidad de las empresas y a optimizar sus procesos?
Mario Marquez: Inicialmente van a percibir la reducción en costos porque ya no son necesarios insumos como el papel para generar las facturas o la logística como el transporte para trasladarlas de un lugar a otro, -sin mencionar el ahorro de espacio porque ya no se van a almacenar en un sitio físico-. Pero yo pienso que la principal contribución para las empresas es el acceso fácil y rápido a sus datos. Pensemos en la relevancia que ha cobrado la data en el mundo, se ha convertido en un insumo valioso para la toma de decisiones. Con todos los desarrollos que va a traer consigo la facturación electrónica las empresas van a poder usar los datos como herramienta de conocimiento para obtener ventajas competitivas en el mercado.
9. Ya se están agotando los plazos para implementar la facturación electrónica. ¿Qué ponen en riesgo aquellos que excedan esas fechas límite?
Mario Marquez: Hay que decirlo con claridad: las empresas o la persona natural que no empiecen a facturar electrónicamente dentro de los plazos establecidos en el calendario de masificación se exponen al cierre de su negocio, por incumplir con la obligación de hacerlo como lo establece la normativa, y la sanción por no facturar es el cierre del establecimiento.
10. ¿Cuál es la invitación para las empresas que aún sienten incertidumbre frente a la implementación de la factura electrónica?
Mario Marquez: Lo primero que debo decir es que es normal sentir temor ante un cambio cultural y tecnológico tan fuerte. Yo los invito a revisar a los países vecinos -puede ser Chile, México, Brasil, Argentina o Perú-, para que descubran lo que están diciendo hoy en día acerca de los beneficios que trajo para ellos la factura electrónica.
Y para mitigar la incertidumbre lo mejor que pueden hacer es empezar a hacer la transición. La ventaja es que la DIAN ha habilitado una plataforma para que hagan pruebas sin costo durante cinco meses, los interesados solo se deben registrarse. De esta forma pueden conocer todo lo relacionado con la facturación electrónica; de lo sencillo que es y de las eficiencias que supone este modelo de facturación.
Finalmente, decirles que la DIAN ya está lista, los servicios están dispuestos para que se registren, se habiliten y comiencen a enviar sus facturas a electrónicas a validar a la DIAN. La tecnología de nube implementada permite tener un alto nivel de respuesta para recibir un promedio de 6 millones de facturas diarias.